Cada gestión de proyecto debe seguir los 7 principios de PRINCE2, estos son las normas generales para lograr el propósito final, si se omite alguno de estos principios el proyecto no es considerado PRINCE2.
Le recomendamos leer nuestro artículo “Los beneficios de gestionar sus proyectos con PRINCE2”.
Estos 7 principios se resumen como:
1. Justificación comercial continua
Todo proyecto o actividad debe justificarse continuamente, por eso cada uno de estos debe tener un Business Case, que es el propósito y el por qué vas a iniciar un proyecto. Este debe ser revisado periódicamente durante el proyecto y tomar decisiones de continuar o no con el proyecto.
2. Aprender de la experiencia
A la hora de tomar alguna decisión en cualquier ámbito del proyecto, es necesario hacerlo con base a una experiencia anterior y si no se cuenta con esta puede obtenerse de consultores externos. Estas experiencias generadas deben ser documentadas y clasificadas para poder hacer uso de ellas a futuro.
PRINCE2 determina que todos los involucrados deben buscar estas experiencias previas sin tener que esperar a que alguien más se las facilite.
3. Roles y responsabilidades definidas
En cualquier proyecto se deben asignar las responsabilidades y expectativas de cada persona involucrada en la gestión de este. PRINCE2 establece que estas deben ir alineadas con los objetivos comerciales.
Los proyectos deben elaborar una estructura de trabajo clara, de lo contrario, sería imposible gestionarlo con efectividad.
PRINCE2 dice que un proyecto tiene 3 interesados principales que son:
- El Ejecutivo que es el encargado principal del proyecto y garantiza que el proyecto entregado cumpla con los objetivos planteados.
- El usuario que hará uso de los productos una vez terminados.
- El proveedor que suministra los recursos y experiencias al proyecto.
4. Gestión por fases
Un buen método de iniciar un proyecto es dividirlo en fases manejables, a las que PRINCE2 llama las Etapas de Gestión. Estas a su vez son separadas en puntos de control que ayudan a planificar, supervisar y controlar cada fase. Al finalizar cada etapa se evalúa la última fase, el Business Case y se establece un plan para ejecutar la siguiente fase.
Trabajar por etapas aporta un buen enfoque en la planificación de proyectos y tiene muchas ventajas, puesto que:
- Divide el proyecto en fases manejables.
- Permite elaborar un plan de proyecto de alto nivel y un plan detallado por etapas.
- Garantiza que los planes por cada etapa puedan aprender de las fases ya realizadas.
5. Gestión por excepción
Esta se emplea en cada nivel de la organización del proyecto para gestionar el nivel inferior, es decir, el nivel inferior solo notifica al nivel superior si existe algún problema que se encuentre fuera de las tolerancias de este.
Dentro de las tolerancias encontramos las de tiempo y coste que son un poco más fáciles de comprender, pero también encontramos las de calidad, alcance, riesgo y beneficio que son un poco más complicadas.
6. Enfoque en los productos
Si un producto no está bien descrito los involucrados en el proyecto pueden tener ideas distintas sobre lo que se va a crear o entregar y puede causar retrasos y contratiempos, creando costos y tiempo adicionales durante el proyecto. Describir de manera correcta el producto ayudará a crear las expectativas correctas y la entrega efectiva de este.
7. Adaptación al entorno del proyecto
Este principio apunta a la necesidad de adaptar los elementos de PRINCE2 al contexto determinado de cada proyecto, con el objetivo de no sobrecargarlo y ofrecer el nivel de control apropiado.
Los objetivos de la adaptación son asegurarse de que la estrategia de trabajo tenga relación con el entorno del proyecto, determinar la cantidad de riesgos existentes en el proyecto y dedicar tiempo a gestionar estos.
Cada uno de estos principios son necesarios para la efectividad de un proyecto de PRINCE2, este puede ser aplicado a cualquier tipo de proyecto o actividad.
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